Meta-Projectは、個人情報の保護に関する法律その他の関係法令を守り、お預かりする個人情報を次のとおり取り扱います。
第1条 事業者・管理責任者
・屋号：Meta-Project（個人事業）
・代表者・個人情報の管理責任者：個人事業主 永田 源
・所在地：千葉県鎌ケ谷市（住所は、ご請求があれば遅滞なくメールでお知らせします）
第2条 取得する情報
・お問い合わせ：お名前（ニックネーム可）、メールアドレス、お問い合わせ内容
・ヒアリング調査への応募・実施：お名前（ニックネーム可）、メールアドレス、マンションの戸数の区分、管理の形態、役員を務めた時期、ご都合の日時、希望するWeb会議の種類、当日のご回答（担当者のメモ）
管理組合名、住所、部屋番号、電話番号、名簿、規約、議事録はいただきません。送られた場合は、利用せず削除します。
第3条 利用目的
・お問い合わせへの回答
・ヒアリング調査の日程調整・実施・結果の分析（分析結果は個人を特定できない形で扱います）
・上記に必要なご連絡
営業・勧誘・広告には利用しません。目的を変える場合は、法令に従い事前にお知らせします。
第4条 第三者提供
ご本人の同意がある場合、または法令に基づく場合（人の生命・身体・財産の保護に必要で同意を得ることが困難な場合等）を除き、第三者に提供しません。なお、個人情報の取扱いの一部を外部に委託する場合は、委託先を適切に監督します。外部のサービスの利用については第5条のとおりです。
第5条 外部サービスの利用
お問い合わせのメールは、Google LLCが提供する個人向けメールサービス（Gmail）で受け付けます。メールはGoogleのサーバーに保存され、日本国外で処理されることがあります。いただいた情報は第3条の目的にのみ使い、人間の担当者が管理します。このほか、Web会議（ZoomまたはGoogle Meet）、Webページの配信（Cloudflare Pages）のために、外部の事業者が提供するサービスを利用します。利用にあたっては、利用目的に必要な範囲に限り、提供者の取扱条件を確認したうえで、法令に従って取り扱います。
返信文などの下書きに、AIサービスを使うことがあります。GmailからAIサービスへメールを自動で転送することはありません。お名前・メールアドレス・メールの原文は、原則としてAIに渡しません。渡すのは、個人を特定できないようにした最小限の要点だけです。AIの出力は人間が確認し、返信の内容は人間が決めて送ります。
以前の窓口（meta-project@mail.grokbot.com、Grok Botのメール機能）は、すでにご連絡した団体からのご返信の受付にのみ使い、本ポリシーに従って取り扱います。
第6条 安全管理措置
・連絡先は受付窓口のメールボックス内のみで扱い、ほかの記録・共有ログには転記しません。
・調査記録は番号で管理し、氏名・メールアドレス・組合名を書きません。
・ヒアリングは録音・録画せず、AI等のBotは会議に参加しません。
・個人情報を扱える者を、代表者と承認された担当者に限ります。
外的環境の把握：お問い合わせのメールを保存するGmailの提供事業者は Google LLC（所在国：アメリカ合衆国）です。メールが保存されるサーバの所在国は、Googleがサーバを世界各地に設置していると公表しているため、特定できません。Meta-Projectは、提供事業者の所在国の個人情報の保護に関する制度を把握したうえで、上記の安全管理措置を講じます。
安全管理措置の具体的な内容は、第11条の窓口へのお問い合わせに応じて遅滞なく回答します。
第7条 保存期間と削除
| 区分 | 保存期間 |
|---|---|
| ヒアリング調査の連絡先 | 調査終了後30日以内に削除 |
| 一般のお問い合わせ | 対応完了から1年以内に削除 |
| 対応不要の営業メール等 | 受信から90日以内に削除 |
| ヒアリングの記録（担当者のメモ） | 調査終了後6か月以内に、個人を特定できない要約に置き換え、元のメモを削除 |
| 送られてきた不要な情報（名簿等） | 確認後すみやかに削除 |
ただし、法令により保存が義務付けられている場合は、その根拠を記録したうえで、必要な期間に限り保存します。
第8条 開示・訂正・削除・利用停止等
ご本人から、保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止、第三者提供記録の開示のご請求があった場合は、法令に従い対応します。
・請求先：第11条の窓口（メール）
・本人確認：ご請求の内容（利用停止・削除か、開示か）と情報の内容に応じて、必要な範囲で確認します。メールアドレスが同じであることだけで確認を終えず、ご連絡の時期や内容など、ご本人であればお分かりになる最小限の事柄をメールでお尋ねすることがあります。身分証明書の写しは、ほかに方法がない場合に限り、不要な部分を隠したものをお願いし、確認後に削除します。
・回答：原則としてメールで、遅滞なく回答します。
・手数料：無料です。
ヒアリングの途中辞退・記録削除のご希望には、理由をお聞きせず応じます。
第9条 Cookie・アクセス解析
Meta-Projectは、このWebページにCookie、アクセス解析ツール、広告タグを設置していません。ただし、配信事業者（Cloudflare）が、安全な配信のために通信の記録を取得する場合があります。Meta-Projectは、その記録を本ポリシーの利用目的に使いません。設置する場合は、本ポリシーを改定してお知らせします。
第10条 改定
法令の変更や取り扱いの見直しに応じて改定することがあります。改定後の内容は本ページに掲載した時点から適用し、最終改定日を更新します。ただし、利用目的の変更など重要な変更は、適用の前に本ページでお知らせします。
第11条 お問い合わせ・苦情の申出先
Meta-Project 窓口：meta.project.ai.2026@gmail.com（個人情報の取扱いに関する苦情・ご相談も受け付けます。人間の担当者が確認のうえ返信します）
制定日：2026年10月10日
最終改定日：2026年10月10日